Slavkovský pivovar navazuje na více než 500 let trvající tradici pivovarnictví na území města Slavkov u Brna. Od roku 2013 opět vaří klasická česká piva, ale i piva různých druhů a stylů, spodně i svrchně kvašená, nefiltrovaná a nepasterizovaná.

Pro účetnictví, mzdy, vedení skladů a objednávek pivovar dlouhodobě používal informační systém Helios Red. Ten postačoval pro základní evidenci, ale neumožňoval potřebnou automatizaci a komfort.  Výroba byla vedena ručně a stejně tak bylo nutné ručně zpracovávat povinné reporty pro Celní správu i vyhodnocovat ekonomiku firmy.

Jaká byla hlavní očekávání od nového informačního systému?

• sjednotit v jednom systému celý obchodní proces od poptávky přes nabídku až po vykrytí objednávky,
• umožnit B2B i B2C zákazníkům pohodlně objednávat a snížit tak množství telefonátů,
• podpořit obchodního zástupce v terénu náhledem na stav zásob i požadavků zákazníků a umožnit mu zboží ihned objednat přímo u klienta
• získat kontrolu nad výrobním procesem v jednom systému
• automatizovat tvorbu povinných reportů pro Celní správu
• celkově zjednodušit a automatizovat procesy

Po zpracování úvodní analýzy bylo v polovině listopadu 2024 rozhodnuto o implementaci Helios Easy. Implementátor HELIsmile s.r.o. tak stál před nelehkým úkolem - během několika týdnů připravit Helios Easy tak, aby systém umožňoval příjem objednávek, kompletní správu skladu a ekonomické agendy. V prvních měsících roku 2025 pak následovalo nastavení výroby a dalších požadovaných vychytávek.

A jak se očekávání naplnilo?

Automatizace objednávek
Stálí odběratelé i malospotřebitelé získali jednoduchý nástroj pro zadávání objednávek. Díky tomu výrazně ubylo telefonátů obchodníkovi a ručního zadávání do systému.

E-shop pro B2B klienty i drobné zákazníky byl spuštěn ve stejném designu jako hlavní webové stránky pivovaru. Díky konektoru HELIOS x PrestaShop vyvinutému společností HELIsmile bylo možné nastavit různé cenové hladiny pro jednotlivé skupiny zákazníků i nabídnout jim odlišný sortiment. Všechna data jsou nyní uložena pouze v Helios Easy a do e-shopu se pravidelně automaticky exportují. Objednávky se naopak přímo importují zpět do systému, kde se dále zpracovávají.

Podpora obchodních zástupců
Obchodní zástupce má k dispozici jednoduchou webovou aplikaci, kterou spustí v mobilu nebo tabletu. Přímo u zákazníka tak vidí stav skladu i historii objednávek a může ihned zadat novou objednávku, která se okamžitě objeví v Helios Easy. Aplikace byly postaveny na frameworku HELIskop od HELIsmile.

Obchodnímu oddělení pomohlo i upozorňování na blížící se termín dodávky.

Expedice

Expedici zrychlil automaticky generovaný vychystávací přehled. Dříve se tiskly a předávaly skladníkovi jednotlivé objednávky a skladník si musel ručně spočítat, kolik sudů a lahví má celkem vyskladnit. Dnes obdrží každé ráno e-mailem přehledný, automaticky generovaný seznam objednávek naplánovaných na rozvoz včetně přijatých přes noc. Zboží si tak může nachystat efektivně podle kusů i podle rozvozové trasy. A to bez přístupu do Heliosu. Ušetří tak minimálně 15 minut denně.

Reporty a evidence pro Celní správu

Povinný formulář evidence provozovatele daňového skladu pro Celní správu – Příloha ke spotřební dani z piva – se nyní generuje automaticky, což ušetří kvartálně minimálně 8 hodin práce.

K dispozici je jednoduše nastavitelné vyhodnocování s využitím kouzelného tlačítka NASTAV. Vyhodnocení ekonomiky provozu, vyhodnocení jednotlivých obchodních partnerů a celá řada dalších reportů je snadno dostupná přímo v Heliosu s využitím kontingenčních tabulek a možností přímého exportu do Excelu.

Mzdy a personalistika

Procesy se zjednodušily také při zpracování mezd. Možnost jednoduchého importu docházky zrychlila celý proces výpočtu mezd.

A jak nasazení informačního systému Helios Easy hodnotí finanční a provozní ředitel Ondřej Stupka?

„Jsme spokojeni. Konzultanti HELIsmile zvládli implementaci velmi dobře. Realizace sice trvala o něco déle, než jsme předpokládali, ale systém naplnil naše očekávání.“

A dodává:

„Informační systém budeme dále rozvíjet. V další etapě budeme například implementovat systém rozpočítávání ztrát z výrobního procesu a generovat tak reporty nutné pro Celní správu.“