HELItriky03 - Tajemství filtrů a sestav v HELIOS Easy a Inuvio

HELItriky03 - Tajemství filtrů a sestav v HELIOS Easy/Inuvio

HELItriky: praktické vychytávky z Heliosu. 20 minut, jeden konkrétní postup. Sdílíme to, co funguje.

Tlačítko NASTAV

Tlačítko Nastav je v Helios Inuvio něco jako řídicí centrum každého přehledu. Je to místo, kde si uživatelé určují, jak budou data vypadat, jak se budou chovat a co z nich vlastně uvidí.

Když otevřete přehled, vidíte jen základ. Ale právě přes Nastav si z něj můžete udělat nástroj na míru — přidat sloupce, změnit pořadí, nastavit filtry, uložit si vlastní sestavy nebo si přehled obarvit podle pravidel.

Pro většinu uživatelů je to jen jedno tlačítko. Pro nás je to nejdůležitější brána k tomu, aby přehledy nebyly jen tabulky, ale skutečně užitečné pracovní nástroje.

Výběr sloupců

Začneme úplně od základu – výběrem sloupců. Tohle je první krok k tomu, aby si každý uživatel udělal přehled přesně podle sebe.

V Helios Inuvio totiž neplatí, že musíte pracovat s tím, co vám systém naservíruje. Naopak – přes výběr sloupců si můžete přidat data, která potřebujete, schovat to, co vás nezajímá, a hlavně si přehled poskládat tak, aby vám dával smysl.

Třídění

Když už máme vybrané sloupce, další krok je třídění. A to je přesně ten moment, kdy z obyčejné tabulky začíná být přehled, který vám okamžitě řekne to, co potřebujete vědět.

Třídění v Helios Inuvio není jen o tom kliknout na hlavičku sloupce. Přes Nastav si můžete vytvořit víceúrovňové třídění, určit přesné pořadí, směr a kombinovat několik kritérií najednou.

Díky tomu si můžete přehled poskládat tak, aby vám automaticky ukazoval to nejdůležitější – ať už jsou to nejnovější doklady, největší částky, nejstarší položky nebo třeba zaměstnanci s nejvyšší mzdou.

Je to malá funkce, ale má obrovský dopad na to, jak rychle se v datech vyznáte.

Filtry

A teď přichází část, která z přehledu udělá opravdu chytrý nástroj — filtry. Zatímco třídění nám říká v jakém pořadí chceme data vidět, filtry určují která data chceme vidět.

Rychlé filtrování určitě znáte a věřím, že ho používáte každý den. Je jednoduché, bez záludností a většinou úplně stačí. Občas ale narazíme na situaci, kdy už nám tento základní filtr nestačí – potřebujeme jít víc do hloubky, zpřesnit podmínky a nastavit detailnější filtr, který nám opravdu vytáhne jen to, co hledáme.

Můžeme si vybrat jednoduché podmínky typu jen dnešní doklady, ale také si vytvořit komplexní pravidla, která kombinují více sloupců, logiku A ZÁROVEŇ/NEBO, nebo dokonce parametry, které si uživatel zadá až při použití sestavy.

Když filtry nastavíte správně, systém vám začne ukazovat jen to, co opravdu potřebujete — a všechno ostatní zmizí z cesty.

Omezené načítání dat

Špinavé čtení

Funkce, která zásadně ovlivňuje rychlost načítání přehledů. Není to efektní tlačítko, ale v praxi často rozhoduje o tom, jestli se vám přehled otevře za dvě vteřiny, nebo za půl minuty.

Špinavé čtení je volba pro situace, kdy je pro vás důležitější rychlost než absolutní přesnost v milisekundách. Systém načte data bez čekání na uzamčené záznamy.

Používá se hlavně tam, kde se data často mění — třeba v provozech, skladech nebo při paralelním účtování. Je to rychlejší, ale může to zobrazit hodnotu, která se právě mění.

Maximální počet řádků

A třetí věc je limit řádků. To je jednoduché: nastavíte si, kolik řádků vám systém maximálně načte.

Je to pojistka proti tomu, aby si někdo omylem otevřel přehled s milionem záznamů a pak čekal, než se mu uvaří počítač. Pro běžnou práci úplně stačí menší limit — a když potřebujete víc, přehled si rozšíříte.

Nevýhodou je to, že jsou zobrazena i nepotvrzená data

Doporučujeme používat tuto funkci pouze výjimečně a po konzultaci s dodavatelem systému!

Uložení sestav

Když už máme sestavu nastavenou tak, jak ji potřebujeme, přichází klíčový krok — uložit ji. A tady je dobré vědět, že v Helios Inuvio nejde jen o to, uložit si svůj pohled. Jde o to, komu se ta sestava zpřístupní a jaká práva s ní budou spojená.

Máme několik možností:

• Soukromá sestava – jen pro mě. Ideální, když si ladím vlastní pracovní styl.
• Veřejná sestava – pro všechny uživatele daného přehledu.
• Výchozí sestava – ta, která se ostatním otevře automaticky.
• A speciální možnost: výchozí sestava pro nadřízený přehled, což je skvělé, když chcete sjednotit práci celého týmu.

Aby to fungovalo správně, hrají roli i uživatelská práva. Ne každý může sestavy ukládat, mazat nebo nastavovat jako výchozí. Díky tomu máte jistotu, že se uživatelům nezmění přehled jen proto, že si někdo omylem uložil vlastní verzi.

Obarvování

A teď se dostáváme k funkci, která dokáže přehledy nejen zpřehlednit, ale hlavně zrychlit rozhodování — k obarvování.

Obarvování je způsob, jak si v přehledu vizuálně zvýraznit to, co je důležité. Nemusíte pročítat stovky řádků. Stačí jeden pohled a hned vidíte:

• co je problém
• co je splněné
• co je nad limitem
• co čeká na zpracování

V Helios Inuvio si můžete nastavit vlastní pravidla, podle kterých se budou řádky nebo sloupce barvit. Ať už je to stav dokladu, datum po splatnosti, záporné množství na skladě nebo třeba zaměstnanec s chybějící docházkou.

Důležité je, že barvy se aplikují automaticky podle vašich podmínek — takže přehled začne fungovat jako vizuální kontrolní panel. A když máte více pravidel, rozhoduje jejich pořadí, takže si můžete přesně řídit, co má mít přednost.

Obarvování je malý detail, ale v praxi šetří obrovské množství času a chyb.

Seskupování a sumace

Dvě funkce, které z obyčejného přehledu udělají kontrolní nástroj — Seskupování a Sumace.

Seskupování je ideální ve chvíli, kdy nechcete procházet stovky řádků, ale potřebujete rychle vidět strukturu dat. Stačí vzít sloupec a přetáhnout ho do panelu seskupení — a rázem vidíte přehledně:

• doklady podle zákazníků
• skladové pohyby podle skladů
• mzdy podle středisek
• faktury podle stavů

Je to perfektní způsob, jak si během pár sekund odpovědět na otázku: „Kolik toho vlastně máme v jednotlivých skupinách?

Jakmile máte data seskupená, sumace vám okamžitě spočítá:

• celkové částky
• počty položek
• součty množství
• průměry, minima, maxima

Bez exportu do Excelu, bez ručního počítání. Jedním kliknutím vidíte, jestli vám něco nesedí, jestli jsou hodnoty v normě, nebo kde je problém.

Rychlá kontingenční tabulka

A teď si ukážeme funkci, která vám umožní udělat z dat mini‑analytický nástroj přímo Helios Inuvio — rychlou kontingenční tabulku.

Je to ideální volba ve chvíli, kdy potřebujete rychle zjistit souvislosti mezi dvěma nebo více údaji. Nemusíte exportovat do Excelu, nemusíte nic připravovat — stačí pár kliknutí a máte:

• přehled podle řádků (např. zákazníci, střediska, sklady)
• přehled podle sloupců (např. měsíce, typy dokladů, stavy)
• a k tomu součty, počty, průměry nebo jiné agregace

Rychlá kontingenční tabulka je skvělá, když potřebujete odpovědět na otázky typu:

• Který zákazník má největší obrat v jednotlivých měsících?
• Kolik dokladů máme podle stavů a kdo je vystavil?
• Jak se rozdělují náklady mezi střediska?

A to nejlepší je, že to celé uděláte bez opuštění přehledu. Je to nejrychlejší způsob, jak si z dat vytáhnout souvislosti, které v běžné tabulce nejsou na první pohled vidět.

Nové okno

A úplně na závěr mám pro vás jeden malý, ale hodně praktický tip, který možná některým z vás změní život.

Možná to víte… a možná taky ne — ale Helios Inuvio můžete mít otevřený ve dvou oknech zároveň.

Stačí spustit aplikaci ještě jednou a můžete pracovat paralelně: třeba mít v jednom okně mzdy a v druhém účetnictví, nebo porovnávat dva přehledy vedle sebe.

Je to drobnost, ale spoustě lidí to po letech používání uniká — a přitom to dokáže výrazně zrychlit práci, a ušetřit spoustu klikání a přepínání.

Odkaz na video: https://youtu.be/KauUd-PpUlw

Odkaz na návod v pdf.

Libil se vám stručný návod? Sdílejte ho s kolegy.

Máte dotaz? Pište na podpora@helismile.cz