HELItriky07 - Jaké jsou možnosti hromadného importování údajů do Helios Easy a Helios Inuvio 2. část - Obecné importy

HELItriky07 - Jaké jsou možnosti hromadného importování údajů do Helios Easy/Inuvio – část 2 – Obecné importy

 HELItriky: praktické vychytávky z Heliosu. 20 minut, jeden konkrétní postup. Sdílíme to, co funguje.

Jaké jsou možnosti hromadného importování údajů do Helios Easy/Inuvio

V první části jsme si prošli rychlé kopírování, základní importy a místa, kde nám stačí obyčejné CTRL+C a CTRL+V. Jenže… někdy už tento způsob nestačí. Někdy potřebujeme založit stovky záznamů, naplnit více tabulek najednou, řešit vazby, validace, číselníky a mít nad tím vším kontrolu. A přesně proto existují Obecné importy.

Co si dnes ukážeme

Dnes si ukážeme, jak fungují Obecné importy, kde je najdeme, jak si připravit strukturu, jaké typy importů existují a hlavně — jak je používat tak, aby nám opravdu pomáhaly. Ukážeme si konkrétní příklad, projdeme si hlavičku, atributy, načítání dat, kontrolu chyb a převod do ostré verze.

Obecné importy jsou nástroj, který dokáže naplnit většinu klíčových tabulek v HELIOSu. A když víme, jak s nimi pracovat, dokážou nám ušetřit desítky hodin ručního zakládání. Takže dnes nebudeme klikat — dnes budeme importovat chytře.

• Kde se dají využít
• Jak si správně připravit strukturu importu
• Jaké jsou procesy importu: načtení dat, kontrola chyb, převod do ostré verze
• Pokročilé možnosti: SQL zdroje, externí atributy, konverze, HQL skripty

Kde se dají využít

Obecné importy nejsou omezené na jeden modul — prolínají se celým systémem. Umožňují rychle dostat data do Heliosu, hromadně je upravit nebo doplnit tam, kde by ruční práce byla pomalá nebo nepraktická.

Hlavní oblasti využití:

• Organizace
• Zakázky
• Účtový rozvrh
• Kmenové karty
• Doklady oběhu zboží a fakturace
• Zaměstnanci
• Mzdové údaje
• Majetek
• Účetní deník
• Ostatní

Kroky obecných importů

• Příprava struktury importu

Nejdřív se vybere cílová agenda (např. skladové karty, zaměstnanci) a podle ní se načte hlavička + atributy, které musí být v importu vyplněné. → Tady vzniká „kostra“ importu.

• Načtení dat do importní tabulky

Do připravené struktury se nahrají data z Excelu/CSV. Systém je neimportuje rovnou, ale nejdřív je uloží do importní tabulky, kde se dají kontrolovat a opravovat.

• Barevná validace a opravy

Helios automaticky vyhodnotí sloupce a označí je zeleně / žlutě / červeně podle správnosti. Pak můžeme:

• opravovat chyby,
• doplňovat chybějící hodnoty,
• mazat špatné řádky,
• přemapovat sloupce. → Tady se zachrání 90 % potenciálních průšvihů
• Převod do cílové agendy – samotný import

Když je vše v pořádku, spustíš převod. Systém založí nebo aktualizuje záznamy v cílové agendě přesně podle dat v importní tabulce. → Teprve tady se data „propíší“ do ostré databáze.

• Kontrola výsledku

Po převodu si zkontrolujeme:

• počet záznamů,
• případné chybové hlášky,
• log importu. → Jistota, že vše proběhlo správně.

Pravidla pro importovaná data

• Názvy sloupců: systémové, veřejné, uživatelské

Každý sloupec musí mít název, který Helios dokáže jednoznačně spárovat s atributem v cílové agendě.

• Systémové názvy – interní, pevně dané, vždy fungují.
• Veřejné názvy – zobrazují se uživatelům, často přehlednější.
• Uživatelské názvy – vlastní aliasy, které si můžeme vytvořit pro pohodlnější importy

Helios při načítání zkouší všechny tři typy, takže se vyplatí držet se konzistentního pojmenování.

• Datové typy a jejich omezení (text, čísla, datum, logické hodnoty)

Každý atribut má svůj typ — a import ho musí respektovat.

• Text – bez omezení, ale pozor na délku (např. 50, 255, 500 znaků).
• Číslo – musí být opravdu číslo, ne „12,5 kg“ nebo „1 200“.
• Datum – doporučený formát YYYY‑MM‑DD, jinak se často rozpadne.
• Logická hodnota – typicky true/false, ano/ne, 1/0 podle agendy.

Chybný typ = červený sloupec a import se nepohne dál.

• Externí sloupce – kdy je lze importovat a jak je správně připravit

Externí sloupce jsou atributy, které nejsou přímo v hlavní tabulce, ale v navázaných entitách (např. číselníky, vazby, doplňkové údaje).

• Importovat je lze jen tehdy, když je agenda podporuje.
• Hodnota musí být přesně taková, jakou očekává číselník (kód, ID, zkratka).
• Pokud se jedná o vazbu, musí už existovat — import ji nevytváří. Typická chyba: „nenalezeno v číselníku“ → žlutá nebo červená

• Specifika některých agend (např. konverze hodnot)

Některé agendy mají vlastní logiku, která při importu data upravuje nebo převádí.

• Sklad – přepočty měny, ceny, množství, zaokrouhlení.
• Mzdy – konverze hodin, směn, typů absencí, DNP, konta pracovní doby.
• Adresář – automatické doplňování vazeb (např. stát, region).
• Doklady – generování návazností, kontrola řad, číselníků, DPH.

Je dobré vědět, že import někdy neuloží hodnotu „tak jak je“, ale podle pravidel dané agendy ji přepočítá.

Pokročilé možnosti obecných importů

• Načtení dat z externího zdroje (SQL)

Tahle funkce umožňuje importovat data přímo z databáze, bez mezikroků a bez ručního exportu do Excelu. Import si přes SQL dotaz vytáhne přesně ta data, která potřebujeme — včetně vazeb, kódů, číselníků nebo historických hodnot. Je to ideální pro situace, kdy už data někde existují a nechceš je znovu připravovat ručně. Výhoda: aktuální, přesná data a nulové riziko chyb způsobených přepisováním.

• HQL skript

Je to způsob, jak přenést připravená data z jedné databáze do jiné, a to pomocí balíčku, který obsahuje celý proces importu. Nemusí se znovu chystat Excel, nastavovat struktura nebo ručně klikat import — vše se provede automaticky a opakovatelně.

Závěr

„A tím máme Obecné importy zmáknuté. Nejsou to kouzla, jen chytrá práce se strukturou a kontrolou dat. Když je jednou pochopíte, stanou se z nich jeden z nejrychlejších způsobů, jak dostat data do Heliosu bez zbytečného klikání. Takže až příště budete zakládat stovky záznamů, vzpomeňte si: ruce od klávesnice, hlava do importů. Když si osvojíte jejich logiku, stanou se vaším spolehlivým pomocníkem.

Odkaz na video: https://youtu.be/HZPDWaI522Y

Stáhněte si prezentaci.

Stáhněte si návod v pdf.

Libil se vám stručný návod? Sdílejte ho s kolegy.

Máte dotaz? Pište na podpora@helismile.cz