HELItriky - Chyby ve mzdách

 

HELItriky02 - Nejčastější chyby ve mzdách a jak je v Heliosu odhalit

 

HELItriky: praktické vychytávky z Heliosu. 20 minut, jeden konkrétní postup. Sdílíme to, co funguje.

 

 

Nejčastější chyby ve mzdách a jak je v Heliosu odhalit

 

• Nesprávné vyplnění důležitých údajů u zaměstnanců

• Chyby v nastavení pracovního poměru, špatně nastavený mzdový kalendář, navázání dalších pracovních poměrů

• Pozor na mzdy u dohodářů a jejich výpočet

• Nemoci a jejich likvidace

… A další časté chyby, které by mohly ovlivnit chybovost JMHZ…

 

 

Důležité údaje u zaměstnanců

 

Rodné číslo

musí být zadáno včetně lomítka v rodném čísle.

Rodné číslo zaměstnance má vliv na další mzdové sestavy.

Pokud rodné číslo neznáte např. u cizince, můžete zadat prozatím jeho počátek dle data narození a v momentě, kdy bude zaměstnanci (cizinci) přiděleno, rodné číslo změníte dodatečně. Akce – Rodné číslo – Zrušení, či přiřazení existující RČ, pokud už má zaměstnanec v další své kartě RČ vyplněné

Rodné číslo (cizinec)

Zadáváte číslo, které je cizinci přiděleno Ministerstvem vnitra ČR.

V případě, že má zaměstnanec přiděleno Rodné číslo (cizinec), bude toto číslo promítnuto v Přihlášce na ČSSZ.

 

Cizinec - EČP

Zadáváte číslo, které je dočasně přiděleno cizinci Českou správou sociálního zabezpečení pro účely sociálního pojištění.

Evidenční číslo pojištění je pak použito místo rodného čísla v sestavách:

Oznámení na OSSZ, Výpočet mzdy – Sociální pojištění přehledy, ELDP, Mzdový list, Pracovní neschopnost – příloha k žádosti o DNP a hlášení o ukončení PN)

 

V případě, že nemá zaměstnanec cizinec vyplněno Evidenční číslo pojištění, ani Rodné číslo (cizinec), zůstane atribut Rodné číslo na Přihlášce na ČSSZ prázdné

 

Takže pokud na nějakých výstupech, sestavách, registraci zaměstnance nemáte vyplněné rodné číslo, je třeba zjistit co se stalo. Pokud je státní příslušnost Česká republika, rodné číslo je s lomítkem, bude vše přeneseno správně. Pozor na uklepnutí ve státní příslušnosti! Už u více uživatelů se stalo, že zvolili Čadská republika, tím pádem to zaměstnance začalo brát jako cizince, a rodné číslo to chtělo natahovat z kolonky Rodné číslo cizinec, a to zůstalo tedy prázdné.

 

Seskupený pohled RČ

Pozor na seskupený pohled RČ

Zaměstnanec, který má více PP

• Seskupení zaměstnanců dle RČ se nastavuje v Konfiguraci – Globální konstanty - Mzdy
• Seskupit zaměstnance za rodní čísla

• Ve mzdách máme možnost Seskup a Zruš seskupení
• Při vstupu znovu do přehledu bude opět seskupeno

 

 

Občas dochází k tomu, že uživatel Heliosu požadovaného zaměstnance nevidí, respektive nevidí jeho druhou kartu s jiným pracovním poměrem. To je dáno seskupením. Pokud chci kartu smazat (pokud není navázaný PP), upravit, musím zrušit seskupení a poté můžu pracovat s oběma kartami. Někdy je pohled nesprávně uživatelsky seskupený. Může nastat i situace, kdy má zaměstnanec 2 pracovní poměry, 1 je ukončen, druhý je ve stavu. Po seskupení může být tedy stav PP ukončen. Toto napraví tím, že na zaměstnanci Zrušíme seskupení, klikneme na řádek aktivního zaměstnance ve stavu, a zvolíme Seskup.

 

Trvalé bydliště

Při ukládání karty s vyplněnou položkou Země u trvalého bydliště program požaduje potvrzení hlášky:

"Došlo ke změně Země trvalého bydliště nebo některého z atributů pro zaúčtování mezd (Útvar, Zakázka, Nákladový okruh). Chcete přenést tyto změny do mzdové karty v období MM/RRRR?"

Pokud zodpovíte na dotaz stisknutím tlačítka Ano, což doporučujeme, dojde k přenesení Země do Mzdových údajů na záložku 3. Odvody - Zdravotní pojištění. V případě stisknutí tlačítka Ne se položka Země do mzdové karty nepřenese.

 Opět pozor při ukliknutí jiné země, než ČR, Vyplnění položky Země ve Mzdových údajích má vliv na generování přihlášek zaměstnanců na zdravotní pojišťovnu v přehledu Hlášení změn ZP (dle vyplněné země se generují příslušné kódy P, E nebo C). Pokud se mi generuje nesprávný kód, zkontrolovat trvalé bydliště a Zemi.

 

Rezidenční adresa:

• nový typ adresy
• povinné, pokud je cizinec (kód státu rezidentství není CZ)
• pokud nebude Rezidenční adresa vyplněna, bude se plnit adresou trvalého pobytu u českých zaměstnanců

 

u cizinců bych ještě ráda zdůraznila v Doplňujících údajích – Cizinec – Identifikace – Daňová rezidence

Pracovní poměr – Mzdové údaje

Hlavní PP

Položku vyplňujete tehdy, jestliže ve vaší firmě pracuje zaměstnanec na více než jeden pracovní poměr. Z hlediska zákona musíte zabezpečit, aby pracovní poměry byly zdaněny dohromady. Toto zabezpečíte následujícím způsobem:

Vždycky 1 je ten hlavní, když má zam-ec více PP, u těch dalších bude vyplněn hlavní poměr, tedy os číslo hlavní karty

V tomto případě na PP musí být sladěny i údaje na záložce Odvody – typ daně

JMHZ Primární PPV

každý zaměstnanec musí mít zatržen tento atribut, pokud má více poměrů, tak u toho hlavního.

Pokud by PP nebyly svázané, došlo by k nesprávnému výpočtu daně. Daňový základ obou těchto poměrů je třeba sečíst a až poté vypočítat daň! Také by se mohlo stát, že u dohody by byla použita daň srážková nebo by mzda byla do limitu a daň by byla 0. Došlo by k nesprávnému výpočtu daní a zaměstnavatel může dostat pokutu za nesplnění povinnosti plátce.

 

Kalendář a úvazek

Pokud je to pravidelná pracovní doba, tzn zam-ec vykonává práci od po-pá stejný počet hodin, ale kratší, zkrátit hodiny v týdenní a denní úvazek a použít kalendář s plnou pracovní dobou, tj zákonným úvazkem (40hod, 38,75 nebo 37,5hod). U pravidelní doby nevytváříme kalendář s částečným úvazkem.

Helios by nesprávně dopočítávat dopočet do minimální mzdy, nebo bude chybně počítat přepočtené stavy.

Z hlediska povinného podílu a přepočtených stavů je u zkrácených úvazků (pravidelných - tj. zkrácená doba se stejným počtem hodin po - pá) nutné, aby byl vybrán kalendář se zákonnou pracovní dobou (plnou) a v položce Týdenní úvazek byl zadán kratší týdenní úvazek a v položce Denní úvazek kratší denní úvazek. Přepočtené stavy jsou (s ohledem na datum nástupu, výstupu..) počítány jako podíl Týdenního úvazku vyplněného ve Mzdových údajích a Týdenního úvazku v hlavičce přiřazeného mzdového kalendáře (u pravidelné PD). U nepravidelné a nerovnoměrné PD má na přepočet vliv zadané procento úvazku na kalendáři.

Pokud dělá např 1 den v týdnu 6 hodin, je nutné nadefinovat nový mzdový kalendář s nepravidelnou dobou, určit ve směnách který je pracovní den. V tomto případě nezkracujeme dobu v Týdenním a Denním úvazku, ale přímo v kalendáři.

 

Odvody       

Pokud se ve výpočtu mzdy chybně vypočítává daň, může chybět sleva na poplatníka.

Mzdové údaje – Odvody – Daně, nestačí, že je zaškrtlý atribut Podepsané Prohlášení, ale je nutné do sekce Slevy přidat ještě Slevu za poplatníka S_POP. Sleva se tam nedá automaticky tím, že zaškrtneme atribut Podepsané prohlášení.

Nestačí zatržené podepsané prohlášení, musíme přidat ještě slevu

Číslo pojištěnce

Jak jsme již na začátku říkali, pokud jsme vyplnili u zaměstnance trvalé bydliště země a zvolili přenos do mzdových údajů zaměstnance, země se nám zde přenesla.

Jestliže zaměstnáváte cizího státního příslušníka, vyplňujete zde přidělené číslo pro zaměstnance.

U českých zaměstnanců nebudete vyplňovat. Číslo pojištěnce je na formulář pro zdravotní pojišťovnu dosazováno automaticky z rodného čísla zaměstnance.

Paušály a mzdové složky

Do paušálů dáváme mzdové složky, které mají pravidelnost, každý měsíc se opakují.

Nabízí se nám zde mzdové složky, které mají zatržený atribut Použít pro paušály. Mzdová složka musí být schválená.

Takže pokud vstoupíte do paušálů, a nemůžete najít složku, kterou jste chtěli použít, vstupte do Mzdové konstanty – Mzdové složky – najděte si složku zde, a zkontrolujte, zda má zatržené požadované příznaky

Naopak zde vidíme ještě jeden příznak, a to je Použít v předzpracování. Podobný případ, je možné že si chystáte složky jako Odměny, přesčasy, v předzpracování, a pokud se Vám tam opět nenabízí správné složky, je třeba tento atribut zatrhnout.

Pokud je potřeba vytvořit mzdovou složku novou. složky se vytváří výběrem distribuční složky, jež se má udělat její kopie. Tuto kopii si pak můžeme dále přejmenovat a provést potřebné přenastavení.

Pozor, ne všechny mzdové složky a kopie budou fungovat! Pokud je potřeba ve výpočtu systémová mzdová složka, nelze použít její vlastní náhradu.

Např. Příspěvek na penzijní pojištění a jeho srážka. Nelze vytvořit kopii Příspěvku na PF, nevytváří se potom srážková složka.

Pozor, navíc je možné u mzdových složek zaškrtnout či odškrtnout atribut Vyřadit z tisku mzdového lístku.

Občas se někdo diví, proč jim chybí na výplatní pásce položky, které si přidávali do mzdy

 

Nastavení dohodářů

U dohodářů nevyplňujeme základní mzdu, jejich pravidelnou odměnu evidujeme v Paušálech. Pro dohodáře je to Mzdová složka Dohoda o provedení práce či pracovní činnosti. Tyto distribuční složky jsou vytvořené pro zadávání hodin a částky.

Pokud chcete používat hodiny * sazba, je třeba vytvořit novou mzdovou složku.

Nepoužívat tedy ani základní mzdu za přesčas!

U dohodářů nezatrhujeme automat. Dopočet hodin ani kontrola měsíčního fondu

Jestliže u dohodářů máme nastavený nulový kalendář, tzn doba se jim bude počítat dle skutečnosti, ne dle fondu, nevíme dopředu kolik odpracují, není žádoucí, aby se nám kontrolovat fond, ani dopočet hodin.

Pokud máme zatrženo Automat. Dopočet hodin, do výpočtu mzdy se nám vytváří složka Základní mzda, což je nežádoucí.

 

Ve výpočtu mzdy je důležité, aby u dohodářů byly vyplněny hodiny, ne jen částka. Hodiny se pak načítají do odpracované doby, z které je nadále vypočítáván PHV a nárok na dovolenou!

 

Dávky nemocenského pojištění DNP

Pořídit nový záznam (ručně, stáhnout z čssz nebo načíst import soubor z datovky)

Občas se stane, že při načtení záznamu v DNP není vyplněn Druh dávky (Nezadaný). V tomto případě je třeba přepnout do ručního režimu, a změnit typ dávky na Nemoc, Úraz,, Akce – změna typu záznamu – Ruční zadání. Poté máme možnost v editoru provádět změny záznamu, a tedy změnit Druh dávky.

Pokud by zůstal Druh dávky Nezadaný, nešlo by přenést do mzdy!

Přenést DNP k proplacení do předzpracování, pak se dostane do výpočtu mzdy Docházková složka, kterou je potřeba zlikvidovat. Buď v editoru po rozkliknutí Docházkové složky ve Výpočtu mzdy, tlačítko Likvidace, nebo nahoře v Akce – Likvidace DNP.

Pro likvidaci můžeme provést i hromadnou akci nad Výpočtem mzdy, pokud označíme více zaměstnanců – akce – Evidence DNP - DNP - likvidace neproplacených dávek

 

Provést likvidaci vždy, i když už zaměstnanci nepatří náhrady mzdy od zaměstnavatele, tzn náhrada bude nulová částka! Důležité pro načtení vyloučených dob do ELDP a mzdového listu

Zpětná kontrola

V editoru výpočtu mzdy konkrétního zaměstnance zvolíte na pásu karet v části Mzdové složky na kartě Akce volbu Roční přehled likvidací DNP, zobrazí se přehled s mapou docházky

V jednotlivých řádcích vidíte přehled měsíců. Každý měsíc je v přehledu zobrazen dvakrát. Jednou se měsíc váže k docházce, podruhé k likvidaci. Ve sloupcích jsou zobrazeny kalendářní dny jednotlivých měsíců. Písmeno D znamená, že v konkrétním měsíci a konkrétním dnu byla zadána nemocenská docházka. Písmeno L znamená, že v konkrétním měsíci a konkrétním dnu byla provedena likvidace (proplacení) nemocenských dávek.

Znamená to tedy, že pokud je zadaná nemocenská plně proplacena, musí se písmena D a L v řádcích pod sebou shodovat. Jestliže tomu tak není, nemocenské dávky nejsou plně proplacené.

 

Mateřská – rodičovská

Pokud žena odchází na mateřskou, je třeba v evidenci provést vynětí ze stavu ve Mzdových údajích. Co je důležité, a na co se často zapomíná – zaznamenat datum porodu, jakmile ke skutečnosti dojde. Mzdové údaje – odvody – Datum porodu.

Jakmile se dozvíte, že se dítě narodilo, je nutné ve Mzdových údajích vyplnit pole Datum porodu - má to vliv na načítání vyloučených dob do ELDP.

V případě důvodu vynětí Mateřská dovolená jsou vyloučenými dobami doby od začátku vynětí do dne, který bezprostředně přecházel dni porodu. Do Dnů pojištění se nemají načítat měsíce od měsíce, který následuje po měsíci, kdy došlo k porodu. Tyto měsíce už nebudou započítány do položky Dny a bude v nich uveden "křížek". Proto je nezbytně nutné, aby toto datum bylo vyplňováno.

Změna evidenčního stavu pak na rodičovskou. Pokud bude mezi tím čerpat Dovolenou, navrátí se do evidenčního stavu, ve výpočtu mzdy se zvolí dovolená, a po dovolené se může změnit ES na rodičovská.

 

Tisk výstupů, formulářů během období

Pokud chci zaměstnanci (např. který končí) vytisknout nějaké výstupy, mzdový list, potvrzení o příjmech..

Pozor, pokud ještě nemám uzavřené období, nenačtou se všechny údaje, respektive nenačtou se údaje z poslední mzdy. Pokud ještě nechci období uzavírat, je třeba provést měsíční uzávěrku zaměstnance přes Akce ve Mzdových údajích – Uzávěrka zaměstnanců – Proveď.

 

Měsíční uzávěrka

Měsíční uzávěrka by měla být provedena až v okamžiku, kdy jsou již vyplaceny mzdy a odevzdány výkazy na příslušné instituce.

Hlídá, zda

• všichni zaměstnanci mají vypočtenou mzdu
• zda jsou vygenerované přihlášky a odhlášky zaměstnanců na čssz

 

Měsíční uzávěrka v HELIOS iNuvio představuje komplexní proces, který v jednom kroku provede celou řadu navazujících operací.

Vlastní měsíční uzávěrka realizuje posloupnost následujících činností :

• výpočet průměrů
• přečíslování nemocenských dávek
• kumulace údajů pro evidenční list
• kumulace údajů pro roční zúčtování
• paušály a srážky – u půjček a exekucí se napočítá počet již sražených korun (dle nastavení MS)
• aktualizace čerpané dovolené
• aktualizace odpracovaných dnů v zaměstnání
• aktualizace absence na mzdové kartě
• aktualizace odpracovaných hodin přesčasů, pohotovosti, dohod o provedení práce na mzdové kartě

 

Vzhledem k tomu, že uzávěrka provádí velké množství vzájemně provázaných operací, je následné zasahování do uzavřeného období omezené — drobné úpravy jsou možné, avšak změny ovlivňující výpočty či klíčové údaje mohou narušit návaznosti a nejsou doporučeny.

 

Odkaz na video/prezentaci: https://mega.nz/file/ak5gkIJJ#Q9xLQrWyUoquin4lJtYzIbzkGf7kMf7rfuCdjM0cqVE

Libil se vám stručný návod? Sdílejte ho s kolegy.

Máte dotaz? Pište na podpora@helismile.cz

 

HELIsmile s.r.o.

Jeremenkova 54/3

779 00  Olomouc

 

www.helismile.cz

Pomáháme s digitalizací rostoucím výrobním a obchodním firmám.

Vyladěné firemní procesy. Data na jednom místě. Úspory a efektivita.

 

Pojďme toho dosáhnout spolu. Zefektivnili jsme obchodní a výrobní procesy již desítkám firem. Rádi budeme i vaši průvodci. Nabízíme know-how s úsměvem.