Hodně se o tom mluví, nejsou dva lidé, kteří by to chápali zcela stejně a někdo si pod tímto pojmem nepřestaví vůbec nic. Jak se na „digitalizaci ve firmách“ díváme v HELIsmile?

„Odborně“ se v souvislosti s digitalizací firmy hovoří o integraci moderních technologií do každodenního chodu organizace.  

Ale co to vlastně znamená? V HELIsmile nejčastěji řešíme tyto okruhy:

• Evidence a sledování zakázek a sledování výroby.
• Plné propojení online objednávkových systémů a e-shopů (pro B2B i B2C klienty) s informačním systémem.
• Digitalizace příjmu a výdeje materiálu a kompletní sledování materiálových zásob.
• Automatické načítání faktur a jejich on-line schvalování.
• Podpora pro obchodníky, skladníky a další zaměstnance díky přístupu k informačnímu systému z webové aplikace (z mobilu, tabletu i počítače).
• Online objednávkový systém pro zákazníky.
• Podpora školení pro zaměstnance.
• Plánování výroby.
• Finanční a jiné přehledy dostupné vedení firmy, zaměstnancům, ale i zákazníkům (s ohledem na jejich oprávnění k přístupu k různým informacím).
• Automatizace tvorby cenových nabídek pro klienty
• Digitalizace pracovních postupů, intranet pro správu interních informací dostupný všem zaměstnancům (s ohledem na jejich oprávnění k přístupu k různým informacím).

Jsou to tedy všechno procesy, které si každý z nás dovede představit.

Nestačí však jenom vyměnit papír za tablet, Excel za webovou aplikaci – tedy nahradit „staré metody novými“. Je dobré se komplexně podívat na firemní procesy a provést jejich optimalizaci s využitím nových technologií a aplikací. Dobře provedená digitalizace ale mění i samotné firemní procesy, a proto je opravdová digitalizace docela složitá.

Výsledkem správně provedení digitalizace není počet nových aplikací, dotykových obrazovek a dalších vymožeností. Výsledkem je automatizace, snížení chybovosti, úspora času a díky tomu dosažený růst efektivity firmy. Který je díky analýze dat přesně vypočítán.

 

Co je dobré pro jednoho, je zbytečné pro druhého, aneb „nechodit s kanónem na vrabce“

Na trhu je neuvěřitelné množství různých jednoúčelových aplikací i složitých komplexních řešení. Menší firmy ale hledají cenově dostupná a zároveň na míru přizpůsobená řešení. Proto jsme vybrali ty, o kterých si myslíme, že jsou v poměru cena/výkon nejlepší. A s těmito nástroji pak pracujeme. Informační systém HELIOS je nejrozšířenější u malých a středních firem. E-shopová platforma PrestaShop je zdarma a dá se nádherně přizpůsobovat. Prostředí pro zobrazování informací UMBRACO je robustní a využívá stejné technologie, jako informační systém HELIOS. Vše do sebe zapadá a výsledkem jsou cenově přístupná a funkční řešení.

 

Nevím kde začít, aneb raději postupně, než firmu paralyzovat komplexní změnou

Nabídky se na vás valí z různých stran. Velká komplexní řešení jsou drahá a složitá, tak často používáte jednotlivé aplikace. Mnohdy spolu nekomunikují. A postupně si práci spíše přidáte. Anebo, do žádné digitalizace vůbec nepustíte. Nebo naopak, snažíte se vše nasadit hned.

Co je správně?

Vždy se snažíme analýzu procesů a návrh na zlepšení udělat v celé šíři, komplexně. Z analýzy pak vyplyne celá řada doporučení. Zavést nový informační systém, který bude nově řídit i výrobu, úzce propojit informační systém s e-shopem, zavést komunikaci pomocí notifikací, postavit intranet pro bezproblémové sdílení informací pro jednotlivé zaměstnance a reporty pro management firmy, napojit se na software pro vytěžování dokumentů a tak dále. Pokud bychom vyměnili všechny systémy najednou, přes noc, místo digitální transformace bychom firmu paralyzovali. Zaměstnanci by pravděpodobně nebyli schopni akceptovat obrovské množství změn.

Doporučujeme tedy naplánovat celý digitalizační proces. Ale jeho zavádění rozdělit na etapy.

 

Kdy se do toho pustit?

Hned. U většiny navrhovaných řešení se dá spočítat její přínos a finanční návratnost. Tak proč nečerpat benefity co nejdříve?

 

Na co si dát ještě pozor?

S digitalizací úzce souvisí i témata zabezpečení dat a jejich zálohování. O kybernetické bezpečnosti se hodně mluví, ale v menších firmách se docela podceňuje. Ale to je už téma na jiný článek.

 

Ať jste firma obchodní, strojírenská, potravinářská, s výrobou i bez, nebo jakákoliv jiná, pojďme se společně podívat, jak vyladit vaše procesy a využít možností automatizace a digitalizace co nejvíce. Pojďme toho dosáhnout spolu.

Více konkrétních příkladů?

Mobilní skladník

☝️ pomozte skladníkům zpřesnit a zrychlit příjem a expedici

👉 nasadíme mobilního skladníka pro telefon, tablet i odolný terminál

 

Chybně přijaté kusy, záměny při výdeji nebo snad i nekompletní dodávka. I pečlivému skladníkovi se stane, že prostě udělá chybu při naskladnění a vyskladnění.

Pomozte skladníkovi zrychlit a zpřesnit příjem a výdej. Dejte mu do rukou terminál s „mobilním skladníkem“. Skladník s využitím EAN kódů přijímá materiál a zboží, probíhá kontrola podle vydané objednávky a hlídají se rozdíly mezi objednanými a skutečně přijatými kusy.

Skladník vydává zboží podle objednávek vydaných, s využitím čárového kódu. Systém kontroluje správnost expedovaných položek. Po úspěšné expedici může být automaticky vytvořena výdejka.

Vyvinuli jsme platformu HELIskop, která umožní přístup k datům z informačního systému Helios odkudkoliv. Jak pro čtení, tak i pro zápis. Každá firma má Helios nastavený jinak a má různé procesy. Platforma HELIskop je takový podvozek, na kterém pro vás postavíme rychle a levně aplikace, které jsou přesně přizpůsobené tomu, co potřebujete.

Pracujete ve webovém prohlížeči spuštěném na mobilu, tabletu, přenosném terminálu nebo na počítači. Používání je bezpečné. Pro provoz není nutná další přístupová licence do Heliosu.

 

Kontrola data spotřeby při výdeji zboží

☝️ už nikdy žádné zkažené zboží nebo materiál, vyskladňujte nejstarší šarže jako první

👉 nastavíme systém tak, že nedovolí vydat novější položku, pokud existuje starší

 

Zastrčená krabice hluboko ve skladu. A můžete ji vyhodit. Zboží expirovalo. Předejít této situaci není složité. Hlídejte si šarže a termíny spotřeby v Heliosu. Skladníkovi systém nedovolí vydat novější zboží, pokud existuje zboží se starší dobou spotřeby. Hlídání probíhá v mobilním skladníkovi při výdeji zboží. Případně při ručním vystavování výdejky.

 

Kompletní propojení informačního systému Helios s e-shopem PrestaShop

☝️zpracování a přepisování objednávek od obchodníků z terénu je pomalé a chybové

👉 propojíme HELIOS s obchodníky a umožníme jim vytvořit rychle objednávku klidně jen pomocí mobilu přímo u zákazníka

 

Co nejvíc ocení obchodníci v terénu? Nahlížení na stav skladu, na aktuální objednávky nebo objednávání přímo od zákazníka.

Podívat se přímo od zákazníka na stav skladu nebo na aktuální otevřené nebo historické objednávky není problém. Přímo ve webovém prohlížeči z mobilu, tabletu nebo notebooku si obchodník zobrazí požadované údaje. Pustíte ho jenom tam, kam mu dovolíme. I když jinak třeba do Heliosu ani nemá přístup.

A co zapisování objednávek? Naši klienti mají často své interní či externí pracovníky „v terénu“, kteří firmě dodávají informace, které se pak „v kanceláři“ zapisují/přepisují do HELIOSu. To bývá pomalé a chybové. Nechejte je pořizovat objednávky přímo od zákazníka v mobilu, které se hned zapíší do Heliosu.

Vyvinuli jsme platformu HELIskop, která umožní přístup k datům z informačního systému Helios odkudkoliv. Jak pro čtení, tak i pro zápis. Každá firma má Helios nastavený jinak a má různé procesy. Platforma HELIskop je takový podvozek, na kterém pro vás postavíme rychle a levně aplikace, které jsou přesně přizpůsobené tomu, co potřebujete.

Pracujete ve webovém prohlížeči spuštěném na mobilu, tabletu, přenosném terminálu nebo na počítači. Používání je bezpečné. Pro provoz není nutná další přístupová licence do Heliosu.

 

Personifikovaná nabídka na e-shopu pro konkrétního přihlášeného zákazníka

☝️ nabídněte svým zákazníkům v e-shopu pouze to, co je zajímá a za jejich ceny - třeba náhradní díly ke stroji, který si koupil

👉 nasadíme konektor, který perfektně propojí e-shop s informačním systémem HELIOS

 

E-shop může sloužit k prodeji všem. Ale také ho můžete použít jako objednávkový systém pro vaše B2B zákazníky. Můžete jim zjednodušit objednávání náhradních dílů. Třeba tak, že vidí pouze ty, které se týkají zařízení, které si od vás koupili. Každý zákazník může v e-shopu vidět pouze „své“ položky, za ceny, které jste s nimi dohodli. Je to ideální – mohou si objednávat telefonicky, e-mailem nebo sami v e-shopu. Ať pro objednávku použijí kterýkoliv prodejní kanál, vždy dostanou stejnou cenu.

Rádi však s informačním systémem propojíme i standardní e-shop. Automatizujte příjem objednávek do informačního systému a neustálou aktualizaci produktů s e-shopem. Využíváme celosvětově nejrozšíření platformu PrestaShop. Systém je poskytován zdarma (open-source) bez pravidelných poplatků. Dostanete e-shop plně přizpůsobený vašim potřebám.

 

Sdílejte ve firmě informace efektivně a bezpečně

☝️ zpřístupněte správné informace jen oprávněným uživatelům například dokumentaci, ceníky nebo směrnice

👉 zobrazíme uživatelům data na webovém portálu podle jejich oprávnění

 

K prezentaci dat nasadíme firemní intranet / webový portál na pokročilém redakčním systému UMBRACO. Firemní intranet na platformě CMS Umbraco zpřístupní vybraná data z informačního systému HELIOS a dalších firemních zdrojů zaměstnancům podle jejich oprávnění. A majitelům a manažerům firem zase finanční a další reporty. Prostě každému to, co ho zajímá.

 

Postavte si firemní intranet

☝️ zpřístupněte reporty z HELIOSu i jeho neuživatelům

👉 výstupy zobrazíme na webovém portálu s různým filtrováním, tříděním, výpočty, prostě vše, co je třeba

 

Majitelům a manažerům firem zpřístupníme finanční a další reporty. Prostě každému to, co ho zajímá. Bez nutnosti přístupu do informačního systému. K prezentaci dat nasadíme firemní intranet / webový portál na pokročilém redakčním systému UMBRACO. Firemní intranet na platformě CMS Umbraco zpřístupní vybraná data z informačního systému HELIOS a dalších firemních zdrojů i neuživatelům informačního systému. Šetří tak peníze za licence.

 

Nedovolte nepoctivým zaměstnancům odnášet vaše know-how

☝️ chraňte si své know-how před kopírováním a zcizením

👉 zobrazíme zaměstnancům dokumenty v upravené PDF čtečce tak, aby nešly stáhnout či kopírovat

Máte perfektní dokumentaci, předpisy, informace. V pdf. Zaměstnanci s nimi pracovat potřebují. Ale vy potřebujete, aby si soubory neodnesli domů. I na toto máme řešení. Zpřístupníme pdf soubory zaměstnancům ve firemním intranetu, kde si je mohou otevřít. A to pomocí naší čtečky pdf, která neumožňuje ukládání souborů.

 

Podpora servisních techniků v terénu

☝️ proč by nemohl servisní technik zadat zakázku a vypsat servisní list přímo u zákazníka

👉 propojíme HELIOS s techniky a umožníme jim vytvořit servisní případ klidně jen pomocí mobilu přímo u zákazníka, včetně použitých dílů a servisní zprávy

Servisní technik si může zobrazit servisní zakázku. Může do ní přidat použitý materiál, napsat komentář a vygenerovat servisní zprávu, která se e-mailem odešle zákazníkovi.

Servisní technik může také zadat nový servisní případ přímo u zákazníka. Jednoduše z mobilu. Vše se ihned propisuje do Heliosu.

 

Řiďte svou firmu podle přesných čísel

☝️ vaše přehledy o výrobě, ziskovosti zakázek nebo výkonnosti zaměstnanců jsou neaktuální a jejich vytvoření je časově náročné

👉 vytvoříme vám sadu reportů, které se automaticky tvoří k prohlížení nebo odesílání mailem vedení firmy

Majitelé a manažeři firem už nebudou muset shánět požadovaná čísla. Jednoduše jim přijdou do e-mailu. Nebo ji mohou najít v Heliosu hned na první obrazovce po přihlášení. A pokud s Heliosem nepracují? I to umíme. Požadované informace „vytáhneme“ do firemního intranetu, kam se pohodlně z webu dostane každý, kdo má udělený přístup.

 

Rozhodujte se podle skutečnosti, ne podle pocitů

☝️ vyhodnocujte náklady a výnosy rozpracované zakázky v reálném čase

👉 nastavíme porovnávání aktuálních nákladů z účetnictví s původní kalkulací, včas tak můžete reagovat na případné problémy

Už nebude nutné odhadovat ziskovost zakázky. A nebo ji složitě počítat. Požadovaná čísla dostanete v reálném čase na jedno kliknutí. Projektový manažer dostane včasné varování, pokud se něco nevyvíjí podle plánu. Majitel nebo manažer vidí skutečná čísla, aniž by jim musel někdo zdlouhavě připravovat požadované reporty.

 

Nastavte přístupy uživatelů Heliosu do jednotlivých modulů a k funkcím správně

☝️ ztrácíte se v nastavení práv všech uživatelů k modulům a funkcím v systému HELIOS

👉 zobrazíme v přehledné grafické stromové struktuře oprávnění uživatelů ke kontrole jejich přístupů ke správným agendám

Ano, toto je naše specialita. Zejména u větších firem, kdy s Heliosem pracuje větší počet uživatelů je složité uhlídat jejich práva. Vyvinuli jsme přehledné zobrazení práv všech uživatelů ve stromové struktuře tak, jak to Helios nenabízí. Nevidí náhodou někdo na agendu, ve které nemá co dělat? Pomocí přehledného zobrazení práv to jednoduše zjistíte.

 

Mějte pod kontrolou i rozsáhlé vícejazyčné webové portály

☝️ ztrácíte se při správě vašeho vícejazyčného webu

👉 nasadíme vám redakční systém Umbraco, který umožnuje velmi jednoduchou správu více jazykových mutací

Obrovskou výhodou redakčního systému Umbraco je pohodlnná správa jazykových mutací webu. Zatímco v některých CMS musíte spravovat každý jazyk nebo doménu zvlášť, Umbraco nabízí centralizované řešení. Můžete z jednoho místa efektivně spravovat více webů a jazykových verzí z jedné administrace – včetně přiřazení konkrétních oprávnění editorům pro daný trh. Marketingové týmy tak mají plnou kontrolu nad svými regionálními stránkami bez rizika nechtěných zásahů do ostatních jazyků.

 

Předcházejte průšvihům díky včasným upozorněním na blížící se termíny

☝️ zpožďujete se s dodávkami

👉 nasadíme notifikace, které upozorní na blížící se termín

Komunikace. Ta drhne i v dobře vedených firmách. Pojďme tomu problému naproti a automatizujme. Vše, včetně upozornění. Nastavíme upozornění na blížící se událo, případně na propásnutí požadovaného termínu. Příchozí upozornění pomůže zabránit potenciálnímu průšvihu.

 

Nespoléhejte se na jednotlivce, mějte informace pod kontrolou a v bezpečí informačního systému

☝️ jenom Maruška ví, za kolik se komu prodává

👉 nasadíme komplexní cenotvorbu pro jednotlivé zákazníky nebo zákaznické skupiny

Ano, toto je nešvar v mnohých firmách. Klíčovou informaci si drží jeden nebo omezený počet zaměstnanců „pod pokličkou“. Zvyšují tak svou důležitost. Vše může být bez problémů, až do ... Vždy je bezpečnější, když je kompletní cenotvorba nastavená přímo v informačním systému. Eliminují se tak lístečky na monitoru, papíry na nástěnce nebo poznámky v sešitu. Je to přehledné, pod kontrolou a bez vazby na konkrétního zaměstnance.